La 25e heure

Le temps est la variable principale de l’équation centrale de l’ouvrage :

Travail accompli = temps passé x intensité de concentration x rapidité d’exécution

En effet, sans gestion optimale du temps, aucune des trois règles d’or de la productivité que sont l’organisation, la concentration et l’accélération n’est possible, qui plus est dans une société en mutation permanente, rapide et exponentielle : si 8 000 ans se sont écoulés entre la révolution agricole et la révolution industrielle, neuf ans seulement séparent la création du Net et le séquençage complet de l’ADN.

Cette accélération globale des progrès, qui touche tous les domaines de l’industrie et de la science, n’est pas près de s’arrêter avec, entre autres, l’essor annoncé des technologies NBIC (nanotechnologies, biotechnologies, informatique et sciences cognitives). Rappelons qu’en 2018, sept des dix capitalisations boursières les plus élevées au monde n’avaient même pas une génération (Apple, Alphabet, Alibaba, Tencent, Microsoft, Amazon, Facebook).

Outre l’essentiel « savoir dire non », LE conseil le plus partagé par les entrepreneurs est celui de la simplissime règle des trois tâches : chaque matin, avant d’entrer en action, identifiez les trois choses les plus importantes à faire dans la journée et attribuez à chacune un créneau horaire pour les réaliser.

Attention : commencez par la plus difficile, le cas échéant exécutez d’abord les tâches « passives » (celles que vous enclenchez, mais n'effectuez pas, par exemple confier un dossier à un collègue) pour vous concentrer ensuite sur les tâches « actives » (celles que vous ne pouvez pas déléguer et qui exigent une grande concentration). Si une mission vous semble trop ardue, ne cédez surtout pas à la tentation de la procrastination (« Je le ferai demain »), mais décomposez-la en sous-étapes que vous gravirez progressivement, fixez-vous des échéances. Rappelez-vous que le plus dur, c’est de s’y mettre.

Une fois gérée l’organisation générale de votre quotidien, votre journée type pourrait ressembler à ceci : trois tâches planifiées (ou « timeboxées »), des réunions courtes et peu nombreuses, trois moments pour traiter les e-mails et une vraie pause déjeuner.

Avoir un agenda clair et concis permet d’envisager l’étape suivante de la méthode : la concentration. Être performant, c’est aussi être 100 % disponible dans l’accomplissement d’une tâche précise. Comment donc dégager son horizon mental, se débarrasser des pensées parasites, sources constantes d’interruptions qui vous empêchent de vous focaliser sur l’essentiel ?

– Faites le tri !

Aidez-vous d’outils numériques pour vous libérer de certaines tâches contraignantes liées à la gestion de vos e-mails : si vous utilisez Gmail (comme l’immense majorité des startuppers), l’extension MixMax (un indispensable !) vous rappellera qui relancer et quand. L’extension Inbox when ready masque la boîte de réception par défaut et l’affiche, quand vous le souhaitez, en cliquant sur « afficher la boîte de réception ».

La méditation est largement pratiquée dans la Silicone Valley et la conférence « Wisdom : 0 » qui est consacrée annuellement à cette pratique réunit de nombreux hauts dirigeants de célèbres entreprises high-tech (Facebook, Twitter, Linkedin, Paypal, etc.). Ce n’est par ailleurs pas pour rien que Google a mis au point, pour ses employés, son propre programme de méditation «?Search inside yourself?».

Il s’agit maintenant de décupler vos forces, d’entrer au cœur du processus d’optimisation de vos capacités et de votre efficacité grâce à la méthode FAST.

FAST comme « rapide », mais surtout comme Fundamentals, Automation, Speed, Twenty-eighty rule.

– Fundamentals : « Mens sana in corpore sano ».

Avant toute chose, assurez les fondations en prenant soin de votre corps : stimulez votre création d’endorphines et de dopamine par l’exercice physique (téléchargez l’application 7 minute workout, de Johnson & Johnson) ; respectez votre horloge biologique (faites le questionnaire de typologie circadienne d’Ostberg, accessible en ligne pour déterminer, entre autres, si vous êtes plutôt du matin ou du soir) ; alternez les temps de travail et les temps de pause, au besoin faites des siestes de 10 minutes ; soignez votre alimentation ; limitez le nombre de décisions à prendre au quotidien (Mark Zuckerberg porte tous les jours le même modèle de T-shirt… pas une minute à perdre !).

Parallèlement, investissez dans votre matériel informatique. Utilisez, comme 99 % des entrepreneurs, Gmail pour les e-mails, Chrome pour le navigateur (et ses extensions précieuses), Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour la création de vos documents (édition simultanée, enregistrement permanent, multiples fonctionnalités).

D’ici peu, il est probable que des robots bien plus performants qu’aujourd’hui ouvriront la voie de l’automatisation de nombreux processus fastidieux (création de contrats, gestion des sinistres, traitement des réclamations, facturation) ; l’intelligence artificielle est un domaine en ébullition et en forte progression, qui n’a pas fini de nous étonner.

En attendant, les auteurs conseillent vivement d’apprendre à utiliser des outils (extensions, applications…) parfois payants, mais souvent gratuits pour les fonctionnalités de base, grâce auxquels, à terme, vous réaliserez des gains de temps précieux et de multiples bénéfices.

La 25e heure propose un récapitulatif thématique des outils mentionnés dans les divers chapitres. Ci-après la liste synthétique.

Le grand économiste Keynes prévoyait qu’au XXIe siècle la semaine de 15 heures serait une réalité. Plus proche de nous, le fondateur d’Alibaba, Jack Ma, envisage, à 30 ans, une semaine de 12 heures. Nous n’y sommes pas encore, mais l’objectif de ce livre est bien de vous fournir les clefs pour y parvenir. Une fois atteint ce but, peut-être vous frotterez-vous les mains et calculerez comment réinvestir ce gain temps dans d’autres activités lucratives ?

La 25e heure pourrait être le reflet symptomatique du grand paradoxe de notre époque, de ses injonctions contraires : accélérer, toujours plus, tout en sachant ralentir, prendre soin de soi et de l’environnement, au risque de disparaître. D’un côté le fast food pour la pause-déjeuner, de l’autre le slow food pour les vacances en Italie, ou les séminaires de marketing pour la semaine et la lecture dominicale de l’Éloge de la lenteur de Carl Honoré.

– David Allen, S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress, Alisio, 2016. – Stephen Covey, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, J’ai lu, 2012. – Ryan Holiday, L’obstacle est le chemin : De l’art éternel de transformer les épreuves en victoires, Alisio, 2018.