S'organiser pour réussir

Voilà le premier scoop : contrairement aux idées reçues, le cerveau n’est pas fait pour retenir et mémoriser. Il est fait pour réfléchir et créer. C’est « l’outil de planification le plus brillant et le plus créatif du monde » (p. 101). Il est apte à concevoir des idées, à en définir les grandes lignes, à les schématiser ou au contraire à les analyser dans le détail. Il est fait pour le brainstorming. L’auteur explique entre autres sa fabuleuse performance par la formation réticulée, une structure nerveuse du tronc cérébral qui « déclenche la perception de nos idées et des données extérieures » (p. 113).

Or, nous utilisons couramment le cerveau comme un disque dur sur lequel nous entassons tout un tas d’informations qui ne cessent de s’accumuler. « Des études ont montré que notre processus mental est handicapé par [ce] poids » (p. 62). Non seulement nous n’arrivons pas à dégager de l’espace pour réfléchir de manière sereine, spontanée et constructive mais nous prenons le risque d’oublier des choses, des rendez-vous, des tâches à faire, etc. Certains faits nous échappent constamment, ou encore ne se rappellent pas à nous au moment opportun. Notre cerveau n’est tout simplement pas un agenda fiable. Il a besoin d’un support extérieur pour développer ses capacités, ce que l’auteur va appeler un cerveau externe.

Le terme de « cerveau-d’œuvre » (p. 39) ne peut manquer d’en rappeler un autre, la « main-d’œuvre », qui définissait une bonne partie du monde du travail jusqu’à la fin du XXe siècle. En quelques décennies, la notion a radicalement changé de substance. Le travail était autrefois une opération relativement bien cadrée et dont on pouvait considérer les tenants et les aboutissants en un coup d’œil. « Labourer un champ, outiller une machine, emballer des colis » : les frontières de ces tâches étaient claires et bien comprises.

Ce n’est plus le cas aujourd’hui. La mondialisation, l’interconnexion, le télétravail, d’immenses changements technologiques et sociétaux ont bousculé les repères habituels. Les limites entre les postes de travail, les responsabilités et les intérêts de chacun sont devenues nébuleuses, tout comme les séparations entre vie professionnelle et vie privée. D’ailleurs, cela ne concerne pas seulement le cadre professionnel : les mères au foyer qui font des burn-out pourraient en témoigner. Il y a trop à faire et pas assez de temps pour le faire. Les capacités de connaissance ayant explosé grâce à Internet, il n’y a virtuellement aucune limite aux données que nous voudrions/pourrions/devrions accumuler.

Ce double constat (d’une part, le cerveau n’est pas fait pour accumuler des données ; de l’autre, l’époque actuelle tend à leur accumulation) amène l’auteur à proposer sa solution pour atteindre, dit-il, un état dans lequel « l’esprit [est] comme l’eau d’un lac » (p. 47). Quel est le but ? Il s’agit de vider son esprit de toute charge mentale afin de profiter, enfin, de l’instant présent.

On retrouve là, sans doute, le David Allen qui fut autrefois professeur de karaté. La comparaison avec l’eau d’un lac n’est pas anodine. L’eau d’une surface calme a ceci de particulier qu’« elle réagit proportionnellement à la force et à la masse de l’impact ; puis elle revient au calme. Elle réagit juste ce qu’il faut. » (Id.). Nous devons exercer le cerveau à réagir de cette façon. Pour cela, il faut le décharger de tout ce qui n’a rien à y faire. Ainsi, il parviendra à un état de concentration et donc de performance optimales, c’est-à-dire qu’il réagira de manière adéquate et parfaitement dosée à chaque stimulus. Comme l’eau d’un lac.

Qu’est-ce que la méthode GTD ? Nous avons vu sa finalité et les conditions qui l’ont fait naître, mais en quoi consiste-t-elle ? Il s’agit, rien de moins, que de vider l’esprit de toutes les tâches, les rendez-vous, les faits divers qui l’encombrent pour les déposer dans une mémoire externe (appelée boîte de réception). S’ensuit ensuite une phase de traitement de toutes ces données qui permettra à chacune d’être traitée en temps et en heure, efficacement et sans stress.

Allen décompose le processus en cinq étapes.

– La collecte : vous allez chercher absolument tout ce qui parasite quotidiennement votre cerveau, dans tous les domaines et sous toutes les formes. Cela va de ce manuscrit d’un ami que vous lui avez promis de lire à ce jouet cassé de votre enfant que vous devez réparer. Cela inclut une note de votre patron à laquelle vous n’avez toujours pas répondu à l’ampoule de la lampe extérieure qu’il faut changer. Tout doit atterrir dans ce que David Allen appelle la boîte de réception (qui peut correspondre à un endroit physique ou à une liste sur laquelle vous inscrirez chaque donnée). N’oubliez pas non plus d’y inclure vos mails.

On voit parfois des ouvrages de développement personnel qui font l’éloge des principes et les donnent au lecteur comme règles de vie sans plus de détails. Telle n’est pas la méthode de David Allen. Il affirme même dans l’ouvrage qu’il ne croit pas à l’efficacité de ces conseils. Certes, les principes donnent du sens et de la valeur à une vie mais, seuls, ils ne la facilitent pas du tout, bien au contraire, car ils ont tendance à augmenter les enjeux.

On peut et on doit chercher à enrichir son existence par une réflexion sur le pourquoi de nos actions à l’échelle d’une vie, mais il est difficile d’atteindre un niveau élevé de conscience lorsque le désordre règne dans notre quotidien. Il faut d’abord se débarrasser du stress provoqué par nos préoccupations les plus terre-à-terre pour réussir à prendre ensuite de la hauteur sur les choses.

Peut-on être efficace et « au taquet » (comme le dit l’auteur) sans être en proie au stress ? Peut-on survivre à l’hyper-sollicitation des temps modernes ? Oui, nous dit David Allen dans ce livre et il nous montre, point par point, comment y parvenir. Émaillé d’exemples extraits de ses longues années d’expérience en tant que consultant, l’ouvrage est essentiellement un livre pratique.

Le succès phénoménal de l’ouvrage en dit long. Beaucoup de gens ont adopté la méthode GTD, une partie de ces préceptes ou quelques trucs et astuces tels que la règle des deux minutes. Il n’est toutefois pas certain que celle-ci soit adaptée à tous les tempéraments.

David Allen le dit lui-même : ce sont généralement les personnalités les plus organisées (et, de fait, qui ont le moins besoin d’appliquer une méthode clef en main telle que la méthode GTD) qui s’enthousiasment le plus pour les principes proposés dans l’ouvrage et les adoptent dans leur quotidien. Les individus plus bohèmes, artistes, philosophes pourront rechigner devant ce système très formel, voire standardisé d’organisation du travail. La quête de la performance comme credo, même si elle est orientée vers l’annihilation du mauvais stress et l’ouverture de nouveaux horizons, pourra rebuter certains caractères.

Ouvrage recensé – S'organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L'art de l'efficacité sans le stress, Paris, Leduc.s Éditions, 2015.

Du même auteur – Prêt pour l’action, 52 stratégies pour devenir vraiment efficaces, Paris Leduc.s Éditions, 2009. – Tout accomplir sans effort, Paris, Leduc.s Éditions, 2010.